Planeta Formación y Universidades es una red internacional de instituciones educativas, perteneciente a uno de los mayores grupos editoriales y de comunicación de España y América Latina.  Esta red persigue conectar a estudiantes de 114 nacionalidades con el conocimiento, a través de modelos abiertos, flexibles y útiles, en múltiples áreas y desde cualquier nivel.

Desde su creación en 2003, la red ha ido incorporando portales específicos para cada institución, con el objetivo de llegar a todos esos futuros alumnos que se unirán a este gran proyecto. 

Sin embargo, el crecimiento de la oferta formativa trajo aparejado un aumento exponencial de los costes, tanto económicos como de tiempo, cada vez que necesitaban construir el site de una institución. De forma paralela, advirtieron que todos estos sites tenían elementos comunes que no necesitaban desarrollar desde cero al comienzo de cada nuevo proyecto. 

Así, presentamos una propuesta que comenzaba por dar solución a la necesidad de simplificar y optimizar el proceso de creación de las webs de las instituciones formativas. A partir de ahí, se inició una estrecha colaboración tecnológica que ha permitido a Planeta mejorar los procedimientos de captación de alumnos, el rendimiento de sus portales y culminará con la renovación de su infraestructura en la nube.

Establecer soluciones con una base común

El principal reto era dotar a Planeta Formación y Universidades de una herramienta que le permitiera poner en marcha los portales de sus instituciones formativas de manera diligente y sin que su implementación supusiera un incremento de costes exponencial.

Se trataba, pues, de un desafío con una doble vertiente: por un lado, el objetivo implicaba dar respuestas a los requisitos particulares de negocio y marketing (analítica, SEO…), pero también suponía un cambio en la cultura digital de Planeta pasando de abordar un desarrollo a medida para cada marca a establecer soluciones con una base común que permitiera personalizar elementos clave y facilitara su mantenimiento.

La solución planteada, además, no sólo tenía que optimizar los tiempos y costes económicos sino también debía permitir su iteración y actualización según las necesidades que pudieran requerir las instituciones en el futuro.

Abordar este primer reto suponía para Planeta el inicio de su transformación digital, un proceso prolongado en el tiempo para el que necesitaban el acompañamiento de un partner de confianza que pudiera ir ofreciendo nuevas soluciones conforme aparecieran nuevos desafíos.

Construcción ágil y optimizada de sites

Para dar una respuesta al reto planteado, se conformó un equipo multidisciplinar, con perfiles de negocio, PO, arquitectura y desarrollo Drupal, a disposición de Planeta Formación y Universidades. Este grupo de profesionales ha ido adaptándose en tamaño y roles conforme variaban los requisitos del proyecto, ofreciendo una flexibilidad máxima gracias a las metodologías ágiles con las que trabajamos.

La solución propuesta fue la construcción de “SiteBuilder”, un producto que permitía desarrollar de forma ágil y práctica las webs de las instituciones formativas destinadas a la captación de leads.

Puesto que todos los sites tenían cosas en común que, hasta el momento, se construían desde cero cada vez que había que iniciar una nueva web, la solución contemplaba el desarrollo de una serie de componentes y configuraciones comunes que estuvieran predefinidos en cada site. Con esta base común, sólo quedaría aportar el look and feel propio de cada institución.   

De forma paralela, ante los cambios que implementa Google en su algoritmo, el equipo realizó un importante trabajo para mejorar la performance de todos los portales construidos en SiteBuilder de forma que puedan mantener su posicionamiento en SERPs. La visibilidad de estos sites es crucial para Planeta Formación y Universidades, ya que el principal objetivo que persiguen es la captación de alumnos para los diferentes programas formativos. 

Para conseguirlo, se ejecutaron cambios en el producto, tanto en su capa backend como en la frontend, siguiendo las indicaciones de Google para WPO (Web Performance Optimization) en relación a una serie de KPIs que evalúan el rendimiento de una página. 

Otro de los inconvenientes detectados a lo largo de este proceso de transformación digital fue lo concerniente a la infraestructura, que impedía el buen desempeño de los sites. Para asumir este nuevo reto, se incorporaron especialistas en Cloud Computing para rediseñar la infraestructura actual que tienen en la nube de Google.

Entre las ventajas que ofrece SiteBuilder a Planeta Formación y Universidades destacan:

• Un mismo sistema de edición base para todas las instituciones, que facilita que un equipo gestione varios sites. Este sistema posee una estructura modular, lo cual dota de libertad creativa e innovación constante en lo que se refiere a contenidos, ganando en capacidad de edición y en independencia del equipo de desarrollo. 
• Componentes versátiles que permiten mostrar un mismo contenido con diferentes diseños visuales y plantillas por defecto en los contenidos, que hacen más sencilla la edición. Los diferentes modos de visualización y estructuras de páginas permiten crear contenido original y diferente de los diseños base del proyecto.
• Aprovechamiento de los desarrollos de otras instituciones, que hace que cada site reciba nuevas funcionalidades de forma continuada.
• Vinculación predeterminada con los sistemas de integración internos: formularios, geoip, GTM, optimize, etc. Componentes responsive, configuraciones SEO y analíticas predefinidas, optimizado de cara al performance con una base que garantiza el correcto posicionamiento en buscadores.

Reducción de costes y mejora de procesos

Desde la entrada en funcionamiento de SiteBuilder, se han obtenido resultados destacados:

• Gracias a este sistema de construcción optimizada, el equipo ha conseguido poner 6 sites en producción, reduciendo los costes económicos y de tiempos derivados de dicho proceso.
• Priorización y lanzamiento de nuevos componentes a partir de las tendencias de mercado, de las directrices corporativas de la división y la recogida de las propuestas de las instituciones.
• Optimización del canal digital de captación e interacción con leads y otros grupos de interés (estudiantes, profesores…) a través de un producto en evolución constante. Siendo un escaparate para todos los equipos implicados.
• Se han mejorado los procesos de trabajo de los equipos de Captación, Comunicación y Gestión del Portfolio, con una nueva experiencia en el uso del producto y con el acompañamiento en la implantación y posterior despliegue.

A todo esto hay que sumar el refuerzo de la seguridad en la recogida de datos de los leads.