Que el problema del Coronavirus nos cogió a todos con la guardia baja no es ninguna sorpresa. Aunque en Navidades ya veíamos el problema de lejos, ataviado con mascarillas y guantes en la lejana China, la llegada a Europa a través de Italia y, posteriormente  España, nos pilló desprevenidos.

Eso sí, tuvimos algo más de tiempo para prepararnos que los descendientes de Julio César y Lorenzo de Médici, por darle aire cultureta a este post. Eso nos dio la ventaja de echar mano del refrán que abuelos y bisabuelos nos enseñaron: “Si las barbas de tu vecino ves cortar … pon las tuyas a remojar” y, con ello, poder reaccionar de forma más rápida que ellos ante el devenir frenético de los acontecimientos.

No vamos a decir aquí que Emergya no formó parte de esa tendencia, entre escéptica, incrédula y expectante, que imperó en nuestro país desde las primeras semanas en que sonaron algo más cercanas las campanas coronavíricas, pues realmente fuimos uno más en la actitud general: vamos a ir viendo qué pasa y en función de eso reaccionamos. 

Es la realidad, ni más ni menos. Eso sí, podemos decir también que no quitamos el ojo de encima al tema desde el primer rumor que llegó a nuestros oídos, y que en cuanto la cosa empezó a tomar el cariz de importancia que después hemos comprobado que realmente tenía, estuvimos metidos de lleno para tratar de actuar de la forma más correcta y conveniente para todos posible.

Así, mirando hacia atrás unas dos semanas (parece mentira que haya pasado tan poco tiempo), hemos querido hacer un resumen de los pasos que fuimos dando, por si aporta a aquel/la que todavía no se haya animado a trabajar este tema:

Día 27-28 de febrero

Empiezan a llegar informaciones sobre posibles contagios en España. Nuestro CEO nos alerta y nos pide a las direcciones que estemos pendientes para tomar medidas en caso necesario.

Comienzan las charlas interdepartamentales para valorar incidencias, compartir preocupaciones, opiniones, etcétera.

El tema de los viajes, algo que en Emergya es muy habitual, comienza a ser cuestión de debate. Muchos quieren limitarlos, incluso prohibirlos; otros aún lo consideran imprescindible para el funcionamiento de la compañía.

Se plantea la necesidad de trabajar en medidas concretas sobre este tema.

Dia 2 de marzo

Tras un fin de semana intenso a nivel de informaciones sobre el COVID19, el lunes se presenta con dificultades, sobre todo, a nivel de traslados, medios de transporte, viajes y reuniones con clientes. Los más escépticos acaban por entender que la cosa es seria y que hay que actuar cuanto antes para:

1. Preservar la seguridad de nuestra gente.
2. Tratar de erosionar lo menos posible el funcionamiento del negocio.

Desde RRHH se cierra un documento de protocolo, empezado la semana anterior, en el que se recogen medidas iniciales principalmente preventivas (aunque también para casos de contagio), tales como las relativas a higiene, relaciones sociales, limitación de reuniones y uso de videoconferencias, prohibición de viajes a zonas afectadas e invitación a no viajar en cualquier caso.

Día 3 de marzo

Se envía el Protocolo de Prevención frente al Coronavirus a toda la plantilla, tanto en España, como en Chile. 

Asimismo, se informa sobre la creación de un Comité de Prevención del Coronavirus, que será el que trabaje de forma conjunta, integrando a personas de diferentes departamentos, para ir investigando y tomando las decisiones pertinentes en los siguientes días, y hasta la fecha.

La reacción a este primer Protocolo por parte de las personas es positiva. Más allá de las dudas habituales que personas concretas puedan tener, en general, se entienden las medidas como positivas, dado que no rompen con el modus operandi general, ya que en Emergya estamos muy acostumbrados a trabajar “online”, tanto con clientes y colaboradores como con compañeros.

Aún así, todavía hay una ola de escepticismo imperante. Los comentarios de la gente a nivel interno denotan que aún no hay verdadero miedo: “Mi cuñado me ha dicho que si usas Linux no tienes que preocuparte de los virus”, un comentario sanote y friki y que no deja de sacarnos la sonrisa, por lo cómico y por lo naif, viéndolo ahora con perspectiva.

Días 4 al 6 de marzo

Se continúa la gestión de cada caso, equipo, cliente, para valorar situaciones y ver posibles soluciones ante riesgos y problemas planteados.

Se trabaja de forma profunda en el análisis de posibles consecuencias a nivel económico, laboral, de gestión, etcétera.

El viernes ya se empieza a plantear la necesidad de dar un paso más en la prevención ante el foco vírico.

Día 9 de marzo

El lunes llegamos al trabajo con más angustia si cabe que la semana anterior, a la vista de los acontecimientos en Italia, donde ya están bajo estado de alarma, y de España, donde los casos crecen cada día. La evidencia de que hay que dar un paso más en la prevención y gestión de la situación se hace evidente y así se manifiesta desde diversos ámbitos en el Comité de Prevención del Coronavirus.

De ahí sale un Plan de prevención y organización de cara a la posibilidad de tener que aplicar medidas más drásticas que impliquen teletrabajo de forma generalizada. Se organizan así pilotos de teletrabajo general por líneas de negocio, comprobación de funcionamiento de conexiones y VPNs, necesidades a nivel de material, presencia en la oficina, etcétera.

Se decide actualizar el Protocolo con medidas más estrictas de prevención en lo que llamamos Fase 0. En ella, se prohíben los viajes, independientemente del destino, así como las reuniones;  se invita a las personas a teletrabajar y se les pide que lleven siempre su equipo a casa por si en un momento dado hay que decretar teletrabajo general y se decide cerrar o limitar el acceso a la oficina. Por otro lado, se crea la Fase 1, orientada a la organización ante la necesidad de establecer medidas urgentes que impliquen, entre otras cosas, la imposibilidad de trasladarnos a las oficinas y la activación del teletrabajo generalizado para todas las personas de la compañía, en la medida de lo posible.

 
Día 10 de marzo

Se publica esta primera actualización del protocolo, con la buena acogida de los equipos.

Se comienzan las medidas de contingencia, como el teletrabajo generalizado por líneas de negocio, la preparación o revisión de equipos, VPNs, conexiones y demás.

Día 11 de marzo

La preocupación continúa. Nadie está tranquilo con el hecho de que se teletrabaje de forma parcial. El número de casos continúa aumentando y el riesgo de que el virus llame a las puertas emergyanas y se extienda el contagio es cada vez mayor. En el Comité de Prevención se decide pasar a la Fase 1.

Día 12 de marzo

Apenas dos días después de la actualización del Protocolo, pasamos de la Fase 0 a la Fase 1, que implica teletrabajo generalizado y medidas urgentes. El trabajo en remoto se aplica a toda la plantilla, a excepción de aquellas personas que tienen dificultades para ello a) por encontrarse trabajando in situ en sede de clientes o b) por tener un trabajo 100% presencial. En el primer caso, se anuncia que se realizará una gestión con los clientes para tratar de aplicar el teletrabajo y en el segundo caso, se establecen turnos para que las personas no tengan que coincidir en la oficina de forma presencial y así prevenir el contagio.

Justo al día siguiente por la tarde el Gobierno decretaba el Estado de Alarma, obligando así a la toma de medidas como las que ya estábamos aplicando, así como a otras muchas que hoy conocemos.

Actualmente

A día de hoy, y apenas unos días después, parece que ha pasado un siglo. En tiempo récord las personas se han adaptado con facilidad a su nueva situación, no viéndose afectadas por el momento ninguno de los trabajos operativos en marcha.

Las muestras de colaboración internas han sido incesantes y la sensación de cohesión, si bien es algo a valorar por el conjunto de los equipos y no por esta humilde redactora, diría que es patente.

Afortunadamente, tras diferentes e intensas gestiones, se ha llegado a conseguir que el teletrabajo sea aplicable al 92% de la plantilla y aquellos que no pueden hacerlo se turnan para combinar teletrabajo y trabajo presencial, o realizan su labor en condiciones de seguridad específicas. Seguimos trabajando, no obstante, para la resolución de algunos de estos casos.

Por lo demás, ahora los esfuerzos se centran en hacer más llevadero el encierro, ayudar a las personas en lo posible, trabajar en su seguridad y salud, y aportar a la sociedad en todo lo que podamos. Esos son nuestros objetivos a corto plazo porque a medio, por el momento, está visto que la naturaleza no nos deja planificar nada. Una experiencia y una lección que, aunque nos hará pasar malos tragos, seguro que nos ayuda a crecer como empresa, como personas y como sociedad.